Il en faut parfois peu pour faire le bonheur de ses clients : un sourire, une petite attention, une visite de votre gîte et le tour est joué ! Dans cet article, Ardennes-Etape et ses propriétaires vous donnent leurs trucs et astuces pour accueillir vos vacanciers dans les règles de l’art.

Prendre contact quelques jours avant le séjour

Quelques jours avant le séjour, n’hésitez pas à prendre contact avec vos clients. Ardennes-Etape vous communique le numéro de téléphone de vos vacanciers afin que vous puissiez convenir ensemble d’une heure d’arrivée.

Accueillir les vacanciers dans leur langue

« Bienvenue ! », « Welcome ! »  « Welkom ! », si vous n’êtes pas parfait trilingue, pas de panique ! Les clients apprécient être accueillis dans leur langue maternelle. Nos locataires parlent principalement néerlandais, français ou anglais. Nous vous conseillons d’apprendre quelques phrases clés afin de pouvoir les accueillir et leur donner les informations les plus importantes dans leur langue. Soyez vigilant avec les sites de traduction en ligne, si ceux-ci peuvent dépanner, les fautes sont souvent nombreuses.

Vous trouverez deux kits de survie en néerlandais sur votre portail propriétaire. Ils comprennent les expressions les plus courantes. Ardennes-Etape a également préparé pour vous une série de documents prêts à être imprimés tels qu’un règlement d’ordre intérieur général, un règlement spécifique à l’utilisation de la piscine et un autre pour l’espace wellness. Tous ces documents sont disponibles dans les langues de votre choix dans votre portail propriétaire. Placez-les dans une farde, vos vacanciers pourront s’y référer à tout moment.

Faire une visite de la maison avec les clients

Certains préféreront laisser les vacanciers s’installer à leur aise, d’autres les attendront sur le pas de la porte. Quoi qu’il en soit, assurez-vous de prendre le temps en début de séjour d’aller à la rencontre de vos hôtes. Ils ont certainement des questions à vous poser sur la maison et ses environs. Faites une visite du gîte avec vos vacanciers et expliquez le fonctionnement des différents appareils : l’alarme, le poêle à bois, le thermostat, la piscine, le jacuzzi, etc. Vous vous assurez de cette manière du bon usage du matériel. Pensez également à les informer sur le tri des déchets. Si cela vous semble naturel, le tri varie fortement d’un pays à un autre. Ces quelques explications vous soulageront lors du nettoyage en fin de séjour.

Nous invitons fortement nos propriétaires à réaliser un état des lieux à l’arrivée des vacanciers ainsi qu’à leur départ. En cas de problème, vous disposerez de l’argumentaire nécessaire.

Profitez-en également pour donner à vos clients des idées d’activités à faire dans les environs comme des balades ou des visites de musée à travers le guide Ardennes-Pass. Informez-les sur les commerces de proximité tels que la boulangerie, la supérette et la pharmacie la plus proche. Préparez-vous également à la question « Il pleut, que peut-on faire dans le gîte ? ». Nous avons préparé pour vous la réponse dans cet article.  😉

Préparer la maison avant l’arrivée des vacanciers

Les températures ne sont pas toujours très élevées en Ardennes. Rendez-le gîte agréable et chauffez-le avant l’arrivée des clients. Inutile toutefois que ce soit les tropiques en plein mois de décembre ! En effet, vous disposez d’un poêle à bois ou d’une cheminée ? Allumez-les et créez un effet « Wouaw ! ». Ils s’en souviendront, c’est certain !

Ensuite, si la nuit est tombée à l’arrivée des clients, éclairez les extérieurs et le hall d’entrée. Vos vacanciers se sentiront attendus.

Enfin, pensez à dégager la neige autour de la maison : les trottoirs, les allées de garage, les parkings. Vous éviterez les mauvaises chutes et vous vous assurerez que la neige ne s’invite pas à l’intérieur. Les vacanciers apprécieront cette marque d’attention.

Accueillir ses vacanciers avec le sourire

Rien de tel que d’être accueilli dans la bonne humeur et avec le sourire ! Vos vacanciers viennent passer un moment agréable entre amis ou en famille dans votre gîte. Vous serez certainement la toute première personne qu’ils rencontreront durant leur séjour dans notre belle contrée.

Si vous avez décidé de déléguer l’accueil, assurez-vous que votre gérant chouchoute vos vacanciers !

En conclusion, rappelez-vous que vous n’aurez qu’une seule occasion de créer une première bonne impression ! Dans un autre article, nous vous donnons également quelques conseils pour obtenir une bonne note auprès de vos clients… L’accueil est un élément important. Car comme on le dit souvent chez Ardennes-Etape « Accueil réussi, faute à moitié pardonnée » 😉